采购是指企业在一定的条件下，在市场获取产品或服务来作为企业资源，以保证企业的生产活动。这也是一个战略过程，它涉及确定、选择、谈判和解决与供应商的合同。一般来说，采购团队会尽力去获得价格上具有竞争力和更大价值的供应品，所以他们旨在设计确保高质量产出的采购流程。
但往往企业的采购流程会出现流程缓慢的情况，这通常是因为流程不恰当，一般都是用户不知道采购流程应该如何运行。简化流程可以提高采购速度，所以建立有效的方法来应对变更，消除了关于应该如何做事情的模糊性。
采购流程包括哪些
1、确定采购需求
首先，企业必须确定其对特定项目或服务的需求。在这里，你必须深入了解业务的具体情况。产品详细信息可能包括技术规范、材料、服务特征或零件编号。在这个阶段，更好咨询受采购决策影响的所有业务部门，以确保采购的项目准确反映每个部门的需求。
2、制定采购计划
当员工或业务组需要采购大量新的供应或服务时，他们会提出正式的采购申请。而采购人员在接到采购任务后，要制订出具体的工作计划。具体来说，采购人员要对所采购的物资进行市场调查，包括对产品价格、规格、供应商等因素进行调查分析，从而确定采购方式、采购时间，以及货物运输方法、货款支付方法等。
3、筛选供应商
有了明确的需求清单和批准的采购请求，对于企业本身供应链中处于合作关系的供应商，采购人员可以将采购信息直接发给对方;对于非供应链中的供应商，采购人员可以通过信息搜集，选择质量好、价格低、交货及时、服务周到的供应商予以合作。
4、协商价格和条款
谈判价格的一个好方法是获取和比较供应商的报价。每个报价都必须经过严格检查，并与其他供应商的其他剩余报价进行比较。当得到最终报价时，立即记录条款。谈判步骤被认为是确保质量采购过程的关键基础。
5、签订合同
企业在选择了意向供应商后，采购人员还要与供应商进行质量、货期、售后服务等合作条件的沟通，最后以合同的形式将这些条件规定下来，从而形成采购合同。供需双方签订采购合同意味着供需双方正式进入采购合作程序。
简化采购流程的系统工具
与过去的流程相比，采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。随着采购流程越来越复杂化，企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程。选择专业的软件工具，企业便能在当下竞争激烈的时代合理发展，新一代8Manage SRM采购管理系统的以下技术值得考虑：
1、实时支出分析
8Manage SRM系统通过高级数据分析来优化采购。并且对数据进行汇总、清理和分类，增加支出可见性，允许改进支出分析。可以实时了解你的成本节约计划及其影响，消除数据捕获、跟踪中的冗余和错误。
2、自动化电子采购
系统支持端到端采购流程，涵盖企业采购管理从采购预算、供应商管理、物品管理、采购需求、计划、询比价、竞价、招标、采购合同、采购订单、发货、付款结算到供应商绩效评估的全面管理。通过系统，可以实时了解采购进度，提供商务决策支持。通过审批过程了解监控采购的过程。
3、供应商关系管理
利用8Manage SRM的分析和商业智能工具有助于确定可能的供应商。通过这些方法收集的信息还可以帮助利益相关者就未来的举措做出明智的决定。每发生一笔交易，8Manage SRM采购管理系统都会自动获取并更新供应商的绩效信息，使你更便捷地进行合理的供应商优化。
4、合同管理
系统提供续约概览，采购人员通过此概览可轻松地查看到所有即将需要进行续约的采购合同，非常方便省时。此外，8Manage支持按照续约设定系统自动生成新的采购合同，无需重新手动添加，更高效省时，信息也更准确。
总结
虽然企业有不同的采购需求和不同的采购过程，但选择现代自动化的采购管理系统以此来加快采购流程，可以大大的节省了时间和资源。采购不仅仅是从外部采购商品和服务，它依靠战略规划和仔细观察来满足成本目标、期限和质量标准。对于任何想要快速增长并经得起时间考验的企业来说，它都是业务的重要组成部分。
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