采购流程的5个理想步骤

采购流程是指价格讨论、谈判、市场调查，直到实际货物交付的整个过程。 拥有一个简单而高效的采购流程不仅可以节省你的时间和精力，还可以节省资源。节省下来的时间可以花在其他重要任务上，例如为其他供应商采购、寻找其他解决方案等。

采购流程的5个理想步骤

第1步 – 市场调查
 
购买商品或服务的任务可以来自企业、经理或采购经理本身。 关于这一点，在第2步中会有更多介绍，但在采购经理开始采购物资之前，首先必须有对上述物资的需求。
 
因此，采购经理的责任是认识到对供应品的需求，并为上述供应品开展市场调查。市场调查将帮助采购经理确定所需供应品的数量。
 
市场调查还应包括寻找新的可用供应商。采购专家可以帮助采购经理确定新的供应来源。
 
最后，市场研究有助于确定下一步所需的关键信息。每次供应定价和品牌质量等信息很重要，应包含在研究中。
 
第2步 – RFI（信息要求）
 
这一步骤不仅要向供应商索取信息，还要向需要物资的部门或分支机构的负责人询问。因为在创建采购订单之前，你需要确定所需物资的确切数量。
 
一旦采购经理有了足够的数据，就会将采购请求发送给更高的管理层以供预算批准。企业管理层将根据最初的市场调查提供的数据，决定向采购经理提供多少预算。
 
RFI 可以被视为流程的一部分，你可以在该流程中向分支机构经理、采购专家和其他相关人员索取更多信息。
 
第3步 – RFQ (询价)
 
报价请求是采购过程的一部分，在此过程中，你向供应商询问所需物资的初始价格。通常是通过信件进行，采购经理发出请求，而供应商通过给出供应品的初始价格做出回应。
 
收到供应商的 RFQ 回复或报价请求后，采购经理应召开会议讨论给出的报价。对每个定价进行详细分析，而最初的市场调查将使采购经理了解每个供应在市场水平上的定价。
 
第4步 – 谈判阶段
 
谈判阶段是采购经理试图以合理的价格或数量获得或采购供应品的阶段。
 
谈判也可以延伸到采购经理向供应商做出让步，希望在未来做更多的生意。
 
在谈判阶段，谈判者应考虑提出以下问题：
● 是否有充足的订单供应量？
● 是否有谈判者可以利用的特殊折扣？
● 供应商和公司的联系人是谁？
 
在谈判阶段，一定要注意准备好你在市场调查阶段收集的信息。
 
第5步 – 签约阶段
 
作为采购流程的最后一步，签约阶段是采购经理处理所有合同、发票、收据以及在整个采购过程期间、之前和之后需要签署的文件。
 
在签约阶段，只涉及几个问题，但为了使这个过程顺利进行，采购经理应检查以下几个方面：
● 供应品是否在良好的条件下交付？
● 交付时是否有任何延误？
● 供应商今后如何避免延误（如果发生）？
● 是否与供应商结算了付款？
 
签约阶段很重要，因为如果需要从同一个供应商那里采购更多的物资，所有的合同、文件和收据都可以再一次用于市场调查。
 
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大多数企业采用采购软件来保存所有重要的数据和文件的数字存储。对于更传统的企业来说，采购经理必须跟踪所有的收据，并且必须储存这些收据以便将来参考。
 
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SRM采购管理系统的一些好处包括：
 
-简化采购工作流程
 
系统可以使许多采购任务自动化，如创建采购请求，发送招标书（RFP），以及管理合同。这有助于减少完成这些任务所需的时间和精力，使采购人员腾出时间专注于更具战略性的任务。
 
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8Manage SRM可以帮助企业管理他们与供应商的关系，包括供应商的选择、绩效指标和合同管理。这有助于确保企业与最好的供应商合作，获得最好的价格，并减少风险。
 
采购过程比看起来要复杂得多，有很多因素需要考虑。一个可靠的采购管理系统可以简化杂乱的采购流程并保持透明，减轻所有利益相关者的工作量。