借助采购软件优化采购全生命周期

采购是企业最关键、也是最复杂的流程之一。高效的采购可以确保企业获得所需的材料、用品和劳动力，从而帮助企业实现其目标。然而，采购涉及到供应商关系管理、成本控制以及处理大量的采购请求。为了提高采购效率、降低采购成本，企业需要采用先进的技术和工具来简化采购流程，实现可持续发展。

每个企业的采购周期都不尽相同。采购周期的不同步骤反映了每个企业独特的结构、流程和政策。尽管存在这些差异，但大多数采购周期都会遵循一个大致的框架流程。

采购周期的 14 个阶段

采购生命周期通常可分为几个阶段：定义需求、供应商选择、订单管理和供应商管理，让我们放大来看一看每个阶段该怎么管理。

1. 确定需求

了解企业需要什么，以及何时需要，是启动采购周期的催化剂。大多数采购团队依赖于整个组织收到的采购申请来帮助他们确定这些需求。这些请求也被称为采购申请。

采购申请应标准化（每次包括相同的信息），并精简为单一来源，尤其是当采购申请可以通过各种正式和非正式渠道提交时。例如，采购团队通过标准化表格接收申请，而不是通过电子邮件发送申请。

2. 进行市场分析

市场分析是为做出明智购买而需要进行的研究。这项研究将包括更深入地了解已确定的需求、满足需求的可选方案以及满足需求的估计成本。

3. 确定规格

接下来该深入研究想要购买的产品的具体规格。如果是材料，那么成分、尺寸和数量就是关键。如果采购的是劳动力，那么需要确定人员所需的技能组合，以及他们的工作时间和类型。

如果是软件类产品，则需要确定其功能、特性和集成。其他服务也有自己的要求。

4. 制定供应商战略

在许多情况下，采购团队在选择供应商时会有多种选择。为了管理采购周期的下一阶段，制定供应商战略会有所帮助。

● 将考虑多少家供应商？
● 谈判和授予合同的时间表是什么？
● 哪些类型的供应商可能符合企业的标准？
● 与哪些供应商建立了合作关系？
● 对于新供应商，他们的声誉如何？

5. 发布 RFI

提案请求（RFI）是选择供应商的第一步。在这一阶段，采购团队会邀请潜在供应商分享关键信息，以帮助确定他们是否适合。

6. 选择目标供应商

根据对 RFI 的答复和其他标准，采购团队将缩小潜在供应商名单的范围，以便将重点放在最适合需求的供应商身上。标准可能包括在特定时间内交货的能力、产能或与公司政策、价值观或合规要求的一致性。

7. 发布询价

符合初步要求的供应商将被邀请提交报价。这实质上是一个竞标过程，采购团队可以利用它来确定哪个供应商符合质量和数量标准，并能在预算范围内交付货物或服务。

8. 选择供应商

收到所有报价后，采购团队将决定将合同授予哪家供应商。

9. 签发采购订单

选定供应商后，采购团队将为采购的材料、服务或劳动力签发采购订单。采购订单是一份正式文件，规定了采购的所有规格。

10. 接收货物或服务

采购的材料、货物或服务将交付给采购方。交货时将附有装箱单或其他文件，应与收到的货物核对准确无误。这是采购周期中的一个重要步骤，也是三向匹配过程的一部分。

11. 完成三向匹配

货物或服务交付后，供应商将向买方开具发票。该发票将与原始采购订单和交货收据进行比对，确保准确性，避免多付款。

12. 付款

如果三向匹配过程成功，发票获得批准，买方将支付货款。通常情况下，如果提前付款，采购条款和条件会允许折扣。条款还可能规定逾期付款的滞纳金或其他处罚。

13. 评估供应商业绩

采购交易完成后，采购团队将审查采购情况以及与供应商的合作经验。在采购周期的这一阶段，重点是确定供应商是否满足要求，所提供的货物或材料是否符合预期。

14. 保持与供应商的关系

如果采购团队决定今后与供应商合作，需注意供应商是首选合作伙伴，并与他们保持联系，以备今后采购之需。如果采购团队对供应商的表现或所提供货物或服务的质量不满意，可能会选择寻找其他供应商来满足未来的需求。

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